In manchen Fällen können Unternehmen für die Ermittlung der Betriebsausgaben eine Pauschalierung in Anspruch nehmen (§ 17 EStG). Dies erspart unter Umständen die Ermittlung eines Gewinns durch eine aufwendigere Einnahmen-Ausgaben Rechnung. Die Pauschalierungsmöglichkeit wird in der Praxis auch gerne in Anspruch genommen. Die pauschalen Betriebsausgaben können 6 % oder 12 % betragen (in anderen Branchen-spezifischen Fällen oder Berufen ist auch ein anderer %-Satz möglich). Im Jahr 2020 wurde eine zusätzliche Pauschalierungsmöglichkeit speziell für kleine Betriebe eingeführt (im Rahmen des StRefG 2020). Seither können bei einem Umsatz bis 35.000 EUR des Betriebs die pauschalen Betriebsausgaben mit 45 % oder 20 % angesetzt werden (welcher %-Satz angewendet werden darf ergibt sich aus der Dienstleistungsbetriebe-Verordnung).
Bereits ab dem Jahr 2021 erfolgte bezüglich der Kleinunternehmerpauschalierung (§ 17 Abs. 3a EStG) im Rahmen des COVID-19-Steuermaßnahmengesetz (COVID-19-StMG) eine gesetzliche Änderung zu der im Jahr 2020 eingeführten Regelung. Die Finanzverwaltung hat nunmehr im Einkommensteuerrichtlinien-Wartungserlass 2021 dazu eine Aufstellung betreffend den beiden Rechtslagen (2020 und ab 2021) erstellt (Rz 4139 bff). Bei der Altregelung (2020) wurde bei der Umsatzgrenze von 35.000 auf die Umsätze gemäß § 1 Abs. 1 Z 1 UStG abgestellt, die der Pauschalierung zugänglich sind (d.h. Vermietungseinkünfte bleiben außer Ansatz; Auslandsumsätze sind mit einzubeziehen). Bei der Neuregelung (ab 2021) wird darauf abgestellt, ob die Kleinunternehmerumsatzsteuerbefreiung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG anwendbar ist, oder nur deswegen nicht anwendbar ist, weil auch Umsätze erzielt wurden, die nicht zu erfassten Einkünften führen. Die Neuregelung im Einkommensteuerrecht orientiert sich daher an der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung, auch wenn diese nicht angewendet werden muss.
Neben der Betriebsausgabenpauschale (45 % oder 20 %) können weiterhin die eigenen SVS-Pflichtversicherungsbeiträge und ab 2021 auch Reise- und Fahrtkosten, denen ein Kostenersatz in gleicher Höhe entgegen steht, abgesetzt werden. Das Pauschale ist ab 2021 mit 18.900 EUR (bei 45 %) bzw. 8.400 EUR (bei 20 %) begrenzt. Sollte von einem Steuerpflichtigen mehrere Betriebe geführt werden, kann die Pauschalierung dann in Anspruch genommen werden, wenn die Summe der Umsätze der Betriebe die Umsatzgrenze nicht überschreitet. In diesem Fall kann für jeden Betrieb entschieden werden, ob die Pauschalierung angewendet wird oder nicht.
Die Änderungen der Kleinunternehmerpauschalierung im Sinn des § 17 Abs. 3a EStG sind auf den ersten Blick nicht umfangreich aber der Teufel steckt wie immer im Detail. Aus diesem Grund ist eine genaue Prüfung der Situation, ob die Pauschalierung in Anspruch genommen werden darf und soll (bei höheren Betriebsausgaben kann sich eine tatsächliche Einnahmen-Ausgaben Rechnung steuerlich günstiger auswirken als die Inanspruchnahme der Pauschalierung) vorzunehmen.