Eine Ansässigkeitsbescheinigung dient dazu, die nach dem jeweils anzuwendenden Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) festzustellende “Ansässigkeit” nachzuweisen. Vom österreichischen BMF werden hierzu beispielsweise die Formulare ZS-QU 1 (natürliche Personen) und ZS-QU 2 (juristische Personen) zur Verfügung gestellt. Um eine Entlastungsmaßnahme auf Grund eines DBA durchführen zu können, besteht in der Regel die Verpflichtung des (ausländischen) Steuerpflichtigen, ein von der ausländischen Finanzverwaltung unterfertigtes Formular ZS-QU 1 oder ZS-QU 2 vorzulegen. Wird das Formular nicht vorgelegt, oder ist dieses mangelhaft, kann die Entlastungsmaßnahme (z.B. kein Einbehalt der Abzugsteuer) nicht durchgeführt werden. Der österreichische Vergütungsschuldner haftet für die korrekte Vorgehensweise bzw. für eine abzuführende Abzugsteuer.
In der EAS 3369 vom 3.2.2016 vertritt das BMF nun die Meinung, dass die Ansässigkeitsbescheinigung dem zum Abzug verpflichteten österreichischen Steuerpflichtigen im Original vorliegen muss, damit dieser entsprechende Entlastungsmaßnahmen durchführen kann. Nur in Ausnahmefällen würde es genügen, wenn die Ansässigkeitsbescheinigung nicht im Original vorliegt, sondern bloß elektronisch übermittelt und archiviert wird. Dies kann nach Ansicht des BMF zum Beispiel dann sein, wenn “z.B. das Original der Ansässigkeitsbescheinigung aus besonderen Gründen für andere Zwecke benötigt wird (vgl. EAS 2175).”
Steuerpflichtigen empfiehlt es sich daher, immer das Original der Ansässigkeitsbeschinigung anzufordern, bevor eine Entlastungsmaßnahme gesetzt wird.
Das EAS 3369 vom 3.2.2016 im Wortlaut:
Beauftragt ein österreichisches Unternehmen ausländische ExpertInnen, die unter den Anwendungsbereich des § 99 Abs. 1 Z 5 EStG 1988 (kaufmännische und technische Beratung) fallen und übersteigt deren Gesamthonorar 10.000 Euro im Kalenderjahr, dann wird man sich für Zwecke der DBA-Entlastungsverordnung im Allgemeinen nicht damit begnügen können, dass lediglich Kopien von Ansässigkeitsbescheinigungen vorliegen, die bei der auszahlenden Stelle als Beleg für die Inanspruchnahme der Vorteile der Doppelbesteuerungsabkommen herangezogen werden sollen. Vielmehr müssen dem österreichischen Unternehmen die Ansässigkeitsbescheinigungen im Original vorliegen. Die bloß elektronische Übermittlung und Archivierung ohne Übermittlung der Originale im konventionellen Postweg wäre nur im Ausnahmefall als ausreichend zu werten, zB wenn das Original der Ansässigkeitsbescheinigung aus besonderen Gründen für andere Zwecke benötigt wird (vgl. EAS 2175).